PKMK FK-KMK UGM mengadakan serial webinar dengan tema “Lean Hospital Management”. Webinar ini dimulai pada 5 Juni 2024 dan berlangsung hingga 26 Juni 2024 serta dilanjutkan dengan ujian online di Plataran Sehat. Narasumber utama yaitu Dr. Firman, SE, MPH dan Dr. Anastasia Susty A., M.Si., Akt., CA., CRP., AMA.
Webinar seri kedua diselenggarakan pada 12 Juni 2024 dengan topik “Peran Standar dalam Implementasi Lean dan Analisis Pemborosan”. Webinar ini diikuti oleh 307 peserta Zoom dan 50 peserta Youtube dari berbagai bidang profesi rumah sakit di Indonesia.
Lean sangat berhubungan dengan standarisasi, terdapat banyak cara untuk melakukan standarisasi, yang terpenting adalah apakah standar itu sesuai dengan tujuan kita atau tidak. Oleh karena itu, langkah-langkah standarisasi lean harus diambil melalui cara-cara terbaik yaitu melakukan identifikasi kebutuhan (analisis proses saat ini), mendapatkan masukan cara terbaik, menetapkan cara terbaik saat ini, mendokumentasikan, memberikan pelatihan, merevisi serta finalisasi standar, melakukan implementasi dan sosialisasi, pemantauan dan peninjauan terakhir.
Standarisasi lean bukan hanya sekedar prosedur standar seperti SOP, standarisasi adalah proses yang sangat detail dan terinci. Dalam standarisasi terdapat metode seperti critical pathway untuk mengetahui setiap aktivitas secara detail. Terdapat standar value dalam lean, antara lain: pelanggan bersedia membayar aktivitas tersebut, benar sejak pertama kali, dan memberikan hasil lebih baik. Firman menyatakan bahwa ketika kita sudah mempunyai standar maka akan dengan mudah untuk mengatakan bahwa suatu aktivitas itu adalah waste. Oleh karena itu, lean canvas diperlukan untuk mengukur seberapa efisien dampak aktifitas yang kita lakukan.
Di sisi lain, Susty menyatakan bahwa lean merupakan cara untuk menciptakan customer kita di rumah sakit, sementara lean adalah cara untuk survive. Terdapat dua prinsip dalam lean, yaitu:
- Respect for peopleJangan sampai kita membuat susah customer kita, kita harus menyajikan informasi yang transparan, membuat orang mempunyai skill yang baik supaya tidak merugikan
- Continuous improvementTentunya kita harus selalu melakukan perbaikan yang berkelanjutan dalam rumah sakit. Kita perlu merefleksikan diri di dalam keuangan rumah sakit agar tidak membuat kesalahan dalam penyusunan keuangan
Susty juga menjelaskan bahwa terdapat beberapa prinsip lean seperti, define value (harus berfokus pada customer dengan melihat harapan customer), Value stream, Create flow, Establish pull dan Seek perfection.
Kemudian mengapa harus cost management? Karena cost management bermanfaat untuk meningkatkan kompetisi, menjawab tuntutan kualitas dan sistem tarif JKN adalah given. Cost management merupakan salah satu upaya yang dapat diimplementasikan dalam pendekatan lean. Cost management adalah pengembangan dan penggunaan informasi manajemen biaya untuk membantu manajer mencapai tujuan organisasi. Lalu apa yang harus kita lakukan dalam keadaan saat ini? Kita harus mengetahui cost management information. Cost management information itu tidak hanya berfokus pada informasi keuangan saja, tetapi juga termasuk nonfinansial seperti customer retention, produktivitas, kualitas, dan kunci sukses lainnya dalam organisasi.
Dalam cost management, ketika kita membuat program kita harus mengetahui manfaatnya apa. Hal itu dimaksudkan agar biaya yang dikeluarkan tidak terbuang sia-sia. Kita juga harus berfokus pada customer market driven. Selain itu, kita juga harus mengetahui bahwa price is given, karena banyaknya pesaing yang ada sehingga kita harus melakukan manjemen biaya. Dalam hal ini, komitmen top manajemen adalah hal yang paling penting karena tidak ada satu informasi biaya yang bisa untuk melakukan semua tujuan RS. Dengan demikian, kita harus mengukur biaya dan kinerja secara relevan.
Reporter: Ratih Tiyas Pratiwi, S.Ak., M.Sc. (Divisi Manajemen Rumah Sakit, PKMK FK-KMK UGM)