Pertemuan minggu pertama pelatihan knowledge management kali ini membahas tentang materi ”Pengembangan Perpustakaan Digital untuk Mendukung Knowledge Management dan Diseminasi Informasi COVID-19 di Rumah Sakit”. Materi tersebut disampaikan oleh Sukirno, S.IP., MA. Acara pelatihan dibuka dengan pengantar singkat dari Prof. dr. Laksono Trisnantoro, MSc, PhD yang menyampaikan tentang latar belakang pentingnya revitalisasi perpustakaan di RS, tujuan pelatihan, dan outline pelatihan. Peserta pelatihan terdiri dari RSUP dr. Sardjito, RSA UGM, RS Bethesda, CEBU, dan HDSS Sleman dengan total 24 orang. Prof. Laksono berharap konsep knowledge management ini dapat terus berjalan untuk peningkatan mutu RS dan dinas kesehatan walaupun pandemi sudah berakhir.
Sebelum pemaparan materi, peserta mengerjakan pretest untuk mengetahui sejauh mana pengetahuan peserta terkait materi ini. Kirno memaparkan adanya pandemi COVID-19 dan revolusi industri 4.0 membuat kita perlu berinovasi dengan mengembangkan learning resources center atau perpustakaan digital agar dapat bertahan. Ada banyak informasi baru dari pakar tentang COVID-19 ini sehingga terdapat lonjakan informasi yang luar biasa yang perlu kita kelola. Knowledge management adalah proses untuk membantu organisasi untuk mencari, menyeleksi, dan transfer informasi penting dan mengetahui pentingnya aktivitas, seperti pemecahan masalah, dinamika pembelajaran, perencanaan strategis, dan pengambilan keputusan (Gupta 2000). Saat ini ada beberapa jenis pengembangan perpustakaan yaitu perpustakaan konvensional, hybrid, digital, dan virtual. Dari keempat pendekatan itu yang sebaiknya kita kembangkan adalah perpustakaan digital atau virtual. Keuntungan perpustakaan digital, antara lain hemat ruang, akses ganda, tidak dibatasi ruang dan waktu, biaya lebih murah. Beberapa hal yang dibutuhkan untuk membangun perpustakaan digital adalah infrastruktur, software, anggaran, konten, dan SDM. Sumber daya manusia harus memiliki kompetensi mengelola perpustakaan digital, kompetensi teknologi informasi dan digitalisasi, dan mampu mengelola konten digital. Infrastruktur yang diperlukan berupa hardware untuk menyimpan konten digital, jaringan, dan software. Jika ingin membuat software aplikasi, hal yang perlu diperhatikan adalah metadata. Metadata adalah informasi terstruktur yang menggambarkan, menjelaskan, menempatkan, atau memudahkan dalam temu kembali, penggunaan, atau pengelolaan sumber daya informasi (NISO, 2004). Jenis metadata antara lain Machine Readable Cataloging (MRC) dan Dublin Core Metadata Element Set (DCMES). Metadata DCMES lebih sederhana dan digunakan pada hampir semua sistem aplikasi perpustakaan. Kirno menyampaikan bahwa RS dapat menggunakan software yang gratis seperti Senayan Library Management System (SLiMS). Rumah sakit dapat membuat konten digital dengan cara memproduksi secara mandiri, pengadaan (database journal), dan digitalisasi. Saat ini banyak sekali sumber pengetahuan yang dapat diakses secara gratis. Misalnya saja kita dapat mengakses database secara gratis dari perpustakaan nasional RI. Semua usaha untuk mengembangkan perpustakaan digital ini memerlukan biaya yang besar. Sumber dana untuk pengembangan ini dapat berasal dari institusi atau donatur serta dana filantropi. Tahapan implementasi knowledge management yaitu survei, analisis sistem, desain, implementasi, uji coba desain.
Sesi diskusi
Peserta dari RSUP dr. Sardjito menyampaikan saat ini perpustakaan yang sudah ada di RSUP dr. Sardjito termasuk dalam jenis perpustakan hybrid. Kondisi saat ini di perpustakaan lebih banyak koleksi cetak. Kendala yang ditemui ketika ingin mengusulkan perpustakaan digital adalah biaya yang mahal. Bagaimana pengalaman perpustakaan FK – KMK dalam upaya mengembangkan perpustakaan digital dengan dukungan IT?
Jawab:
Kirno menyampaikan bahwa digitalisasi di perpustakaan FK – KMK sudah dilakukan sejak 5 tahun yang lalu. Buku digital berjumlah 11.500, karya ilmiah digital berjumlah 30.000, artikel digital berjumlah 75.000. Target perpustakaan adalah memiliki 80% format digital dan 20% format cetak. Kami membuat RKAT dan untuk anggarannya didukung oleh pengurus fakultas. Kami melihat adanya tren penurunan minat mahasiswa terhadap buku cetak dari tahun ke tahun. Penelitian menunjukkan ternyata mahasiswa lebih suka mengakses secara digital. Lutfan menambahkan pada pertemuan minggu ke-6 kita akan membuat strategi operasional termasuk merumuskan plan of action untuk masing-masing RS dan implementasinya. Termasuk mengidentifikasi sumber dana yang memungkinkan seperti hibah dan sumber daya yang sudah ada seperti LIPI. LIPI menawarkan sistem yang dapat digunakan secara gratis. Saat ini banyak jurnal yang dapat diakses secara gratis sehingga bisa lebih dimanfaatkan secara optimal.
Pelatihan minggu ke-2 dilaksanakan Senin, 14 September 2020 pukul 13.00-14.30 WIB dengan materi tentang penelusuran informasi yang akan disampaikan oleh Dra. Ngesti Gandini, MHum. Sampai jumpa di pertemuan minggu berikutnya.
Reporter: Monica Abigail
Video Rekaman